Wenn die Beschaffung anders läuft als der Einkauf
In einer Gemeinde, einem Verein oder einem sozialen Träger kaufst du nicht einfach ein. Du holst ein Angebot, jemand gibt es frei, das Geld kommt aus einem Haushalt, der an ein Jahr gebunden ist – und am Ende muss die Rechnung zur Bestellung passen. Wir kennen das und richten uns danach.
Angebot vor der Bestellung
Du bekommst von uns ein schriftliches Angebot mit Artikeln, Mengen, Preisen und Liefertermin, bevor irgendetwas verbindlich wird. Damit kannst du in die Freigabe gehen. Ändert sich danach die Menge, passen wir das Angebot an, statt dich neu anfangen zu lassen.
Liefertermine, die zum Haushaltsjahr passen
Sag uns, wann die Ware da sein muss und wann sie abgerechnet werden soll. Beides ist nicht immer dasselbe. Wenn ein Budget zum Jahresende ausläuft oder eine Veranstaltung an einem festen Datum hängt, planen wir rückwärts – und sagen dir ehrlich, wenn ein Termin nicht geht, statt es auf gut Glück zuzusagen.
Was sich in der Praxis bewährt hat
Bei Ehrungen, Jubiläen und Verabschiedungen funktioniert etwas, das bleibt. Bei größeren Gruppen funktioniert etwas Kleines, das jeder bekommt. Und in Einrichtungen mit Bewohnerinnen und Bewohnern zählt vor allem, dass niemand ausgeschlossen wird: keine persönliche Anrede, kein Alkoholbezug, nichts, das aufgebaut oder betreut werden muss.
Ganzjährig passt Kaffeezeit, zur Saison der Kleine Weihnachtsmarkt. Wenn bei euch offene Flammen ausgeschlossen sind – in Pflege, Kita und Schule ist das die Regel – findest du die flammenlosen Alternativen ausführlich beschrieben unter Bestellung auf Rechnung.
Bezahlt wird auf Rechnung
Behörden, Kommunen, Schulen, Kitas, Kirchengemeinden, Vereine und soziale Träger zahlen bei uns per Rechnung, fällig sieben Tage nach Erhalt der Ware. Was wir dafür an Angaben brauchen, steht unter Bestellung auf Rechnung.
Häufige Fragen
Bekommen wir ein Angebot, ohne bestellen zu müssen?
Ja. Ein Angebot ist unverbindlich. Du brauchst es für die Freigabe, wir stellen es dir aus – ohne dass daraus eine Bestellung wird.
Was ist, wenn sich die Menge nach der Freigabe noch ändert?
Sag uns einfach Bescheid. Solange die Ware nicht raus ist, passen wir Menge und Angebot an. Das ist bei Freigabeprozessen der Normalfall und kein Problem – wir fangen dafür nicht von vorne an.
Bekommen wir einen Lieferschein ohne Preise?
Ja, immer. Unsere Lieferscheine enthalten grundsätzlich keine Preise. Du musst das nicht extra anfordern.
Welche Geschenke passen für eine Ehrung im Verein?
Etwas, das der oder die Geehrte behält und benutzt, und das nicht nach Pflichtübung aussieht. Ein Becher mit einer Botschaft, die zur Person passt, wirkt persönlicher als eine Urkunde und kostet weniger als eine Plakette. Bei mehreren Geehrten kannst du die Motive mischen, ohne dass sich der Preis ändert.